APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT POUR LA FORMATION SUR LA GESTION COMPTABLE, LE CONTRÔLE INTERNE ET LA MISE A JOUR DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES AU PROFIT DE WOMED

Yaoundé le 7 septembre 2024

1- Contexte et justification

WOMED est une association basée à Yaoundé mais agissant au plan national, créée en 2001. Elle regroupe comme membres des experts multidisciplinaires et dont l’objectif est de promouvoir les droits humains des femmes et des filles, leur autonomisation, la lutte contre les violences basées sur le genre (VBGà, et l’égalité entre les hommes et les femmes dans tous les domaines.

WOMED a pour vision une société égalitaire jouissant d’un développement harmonieux dans laquelle les hommes et les femmes décident ensemble de l’orientation de leur développement et bénéficient équitablement des fruits.

WOMED a pour mission de renforcer durablement les capacités des femmes/filles et des hommes/garçons en matière de promotion et de protection des droits humains et en matière d’autonomisation des femmes/filles et appuyer la prise en compte du genre dans les politiques, stratégies et programmes/projets à travers des études de recherche et plaidoyer.

WOMED veut contribuer à la promotion d’un développement équitable et efficace bénéficiant au même titre aux hommes et aux femmes.

WOMED a bénéficié en Aout 2023 d’une subvention de Féministe en Action pour le Projet « RENFORCEMENT DE LA LUTTE CONTRE LES VBG EN MILIEU SCOLAIRE ET PISCICOLE DANS LES ZONES COTIERES DE MOUANKO ET DE KRIBI ».

         A ce titre, dans le but d’améliorer la gestion financière de WOMED, il est prévu de doter l’organisation d’un système de gestion comptable performant répondant aux normes de l’orthodoxie comptable et financière du SYSCOHADA/SYSCEBNOL.

          C’est dans ce cadre que ce présent avis d’appel d’offre pour le recrutement d’un consultant individuel ou d’un cabinet de consultants a été lancé.

2- Objectif

          L’objectif général de la formation est de renforcer les compétences des membres et du personnel technique en matière de gestion et de contrôle interne. Il s’agit d’une formation théorique mais qui doit s’appuyer sur l’étude de cas pratiques.  A cet effet, il sera question de manière générale de faire un diagnostic des pratiques actuelles de l’organisation, de déterminer les bonnes pratiques, d’amender celles qui sont mauvaises en proposant des pistes d’amélioration et des modules de formation qui sied à l’organisation et sa vision. Elle devra mettre les apprenants en situation réelle par la réalisation d’exercices comptables manuels et /ou informatique.

Spécifiquement, il s’agit de : 

• Former les membres de WOMED dont le personnel technique sur la gestion comptable, administrative et financière d’une organisation type association qui a pour but de devenir Organisation Non gouvernementale (ONG)et quelques spécificités de la gestion des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux ;
• Former les membres de WOMED dont le personnel technique sur le contrôle interne assorti de la mise à jour simplifiée du manuel de procédures et d’un plan comptable simplifié répondant aux normes des activités de l’association ;
• Effectuer des missions de suivi sur trois (03) mois à raison d’une mission de suivi par mois pour s’assurer de la mise en œuvre effective des notions enseignées.

3- Description des tâches du consultant

 Sous la supervision de la présidente de WOMED, du bailleur et du partenaire Care, le consultant aura pour tâches de :

A. Au titre de la mission sur la gestion comptable

1. Adapter le manuel de formation élaboré par le consultant ou cabinet aux réalités de WOMED :
   1. Principes comptables et Operationalisations,
   1. Les différents systèmes comptables et l’organisation de la gestion budgétaire, comptable et financière d’une structure de type « association »,
   1. Les bailleurs et leurs comptabilités (y compris les cas spécifiques de Care et l’Union Européenne),
   1. La complémentarité entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité privée (engagement).
   1. Bref aperçu sur la comptabilité commerciale.

• Mettre en place un système comptable performant avec les outils de gestion (tenir compte des procédures des bailleurs Care et Union Européenne et des standards internationaux pour une association).

Tel que :  

• Ordre des dépenses;
  • PV de contrôle de caisse ;
  • Fiches de gestion des stocks ;
  • Fiches d’inventaire;
  • Tableau des immobilisations;
  • Journal de caisse;
  • Journal de Banque;
  • Grand livre des lignes budgétaires etc…

• Réaliser trois (03) missions de suivi à raison d’une mission par mois pour s’assurer de la mise en œuvre des notions enseignées.

B. Au titre de la mission sur le contrôle interne

1. Procéder à un diagnostic de tout le système de management existant et élaborer un rapport de diagnostic.
2. Adapter le manuel de procédures et un plan comptable qui sera soumis à WOMED pour amendement en Conseil d’Administration (CA).
3. Mettre en exergue une conciliation entre le système de management et le système de gouvernance afin d’optimiser les bonnes pratiques pour l’atteinte des objectifs de WOMED et sa croissance dans la sphère des Organisations de la Société Civile au Cameroun ;
4. Elaborer la version définitive du manuel et du plan comptable après amendement et intégration des corrections éventuelles.
5. Réaliser des missions de suivi à raison d’une mission par mois pour s’assurer de la mise en œuvre des outils du manuel par les bénéficiaires.

      A la fin de la mission, le consultant présentera un rapport final de la prestation (le rapport de formation et les rapports de suivi post formation) qui sera transmis au plus tard dans les cinq (05) jours après chaque mission de suivi.

4- Résultats Attendus

• Toutes les catégories d’acteurs sont identifiées et caractérisées à travers leurs rôles et responsabilités dans le système de la gestion comptable, administrative et financière et le contrôle interne au sein de WOMED ;
• Le manuel de procédures simplifié de gestion de WOMED est mis en place et fonctionnel (Rôles et Responsabilités de chaque acteur sont bien connus et mis en œuvre dans le système de gestion) ;
• Des outils de gestion permettant une bonne traçabilité et le compte rendu fiable de l’utilisation des ressources sont bien mis en œuvre ;  

5- Calendrier indicatif (durée) et lieu de la mission

La mission sur la gestion comptable et le contrôle interne se déroulera en un maximum de huit (08) jours au siège de WOMED en tenant compte des périodes de diagnostic et d’élaboration du manuel de procédures. Elle se décompose comme suit :

I. Mission sur la gestion comptable

            La mission sur la gestion comptable se déroulera sur trois (03) jours. Elle se décompose comme suit : 

• Deux (02) jours seront réservés pour la formation proprement dite,
• Un (01) jour sera consacré à la rédaction du manuel de formation et à la rédaction du rapport de la formation,
• Trois (03) jours étalés sur trois (03) mois (à compter de la date d’achèvement de la formation proprement dite) seront consacrés aux missions de suivi post formation.

II. Mission sur le contrôle interne

           Cette prestation se déroulera sur une durée de trois (03) jours. Elle débutera au plus tard   deux jours après la fin de la mission sur la gestion comptable.  Elle se decompose comme suit:

• Un (01) jour pour la phase de diagnostic suivi d’un rapport de diagnostic,
• Un (01) jour d’atelier de formation sur le contrôle interne et sur la mise en œuvre du manuel de procédures,
• Un (01) jour pour la restitution des amendements faits par les bénéficiaires sur le draft du manuel proposé par le consultant suivi d’un rapport de formation,
• Trois (03) jours de suivi pendant trois (03) mois à raison d’un (01) suivi par mois.

6- Produits attendus

            Le consultant fournira en cours de prestation, les documents suivants :

• Le document de formation tel que décrit ci-dessus. Ce document devra faire l’objet d’une validation par WOMED, avant le démarrage effectif de la formation (version hard, et électronique),
• Un manuel de procédures administratives, Comptables et financières ainsi qu’un plan comptable pour l’UGFS qui s’harmonisent avec le SYSCOHADA/SYSCEBNOL (version hard et électronique),
• Un rapport technique sur la formation comprenant notamment une description du déroulement de la formation (version hard et électronique),
• Une proposition d’outils de gestion comptable d’une façon générale et de la gestion des projets financés par des bailleurs plus particulièrement. Ces outils devront permettre, outre le suivi régulier du fonctionnement de la comptabilité de WOMED, d’apprécier la régularité et la sincérité de sa comptabilité,
• Un rapport final de prestation qui constitue une synthèse des formations et des missions de suivi (version hard et électronique)

           Le rapport définitif sera envoyé à WOMED dans les cinq (03) jours qui suivent ses commentaires en quatre (04) exemplaires, version papier et une version électronique de préférence en PDF.

7- Participants

         Pour cette formation sur la gestion comptable, financière et le contrôle interne, il est attendu les membres de WOMED dont le personnel technique. A la fin de cette formation, les membres connaitront les avantages d’une bonne organisation comptable et les intérêts d’un contrôle interne pour la transparence et la bonne utilisation des ressources d’une part et maitriseront le fonctionnement, le rôle et la partition que chacun doit jouer pour la réussite collective d’autre part. 

8- Profil du consultant

• Avoir une formation de niveau BAC+5 au moins en gestion comptable et financière et avoir au moins 10 années d’expérience dans les projets financés par les bailleurs internationaux et des expériences avérées en comptabilité des associations, en comptabilité des projets et en contrôle interne ;
• Une expérience pertinente d’au moins 3 ans en matière de formation des organisations de la société civile (OSC) dans le domaine de la gestion comptable, financière et du contrôle interne ;
• Avoir participé à la mise en œuvre d’un projet similaire est un atout.

9- Composition du dossier de candidature

          Le dossier de candidature sera constitué de :

L’offre financière sera présentée conformément au bordereau de prix ci-dessous :

Arrêtée la présente facture à la somme de …………………………………… (en lettres) FCFA

Fait à_____________, le_______________ Signature et Nom du Consultant

10- Procédures de sélection

           Conformément à la procédure, il sera procédé dans un premier temps à la sélection sur dossier par un comité qui statuera uniquement sur l’offre technique présenté par les différents postulants.

Le candidat pré sélectionné sur étude de dossier sera appelé pour la négociation de son offre financière.

          NB : Il ne sera pas donner suite aux dossiers non retenus

11- Date limite et lieu de dépôt des dossiers de candidatures

            Les personnes intéressées par le présent appel sont priées de déposer leur dossier de candidature sous pli fermé portant la mention « Candidature pour le recrutement d’un consultant en gestion comptable, financière et en contrôle interne et la mise à jour des procédures administratives, comptables et financières au profit de WOMED ;» au plus tard le  10 septembre  2024 à 23h59 très précises à  l’adresse womedevelopment@gmail.com avec copie à maryonandreangokoeyama@gmail.com et aaadakou@gmail.com.